Co je to datová schránka a k čemu vám bude sloužit

Někteří skeptičtější lidé datovku bojkotují a chtějí se jí vyhnout za každou cenu. V článku si ukážeme, zda jsou jejich obavy oprávněné.

Co to vlastně datovka je?

Stručně řečeno je to elektronická poštovní schránka (e-mail), prostřednictvím které komunikujeme s úřady vlastním jménem nebo jménem firmy. Odpadá tak nutnost chodit na úřad a trávit někdy i hodiny ve frontách.
Úřady nám již nebudou zasílat dokumenty a obsílky do poštovní schránky, ale přímo do datovky. Zaniká tedy další stání ve frontě na poště, případně nutnost být dopoledne doma a čekat na pošťáka.

Příklady využití

Datovku využijeme téměř v každém případě, kdy bychom museli navštívit úřad.
Lze přes ni požádat o nový občanský průkaz, podat daňové přiznání, komunikovat s pojišťovnou, vést katastrální řízení a požádat o výpisy z ISVS (Informačních systémů datové správy) – například aktuální stav bodů řidiče nebo výpis z rejstříku trestů. Dokonce lze do školy odeslat omluvenku pro vašeho potomka. Konec éry falšování omluvenek!

Takže v čem je vlastně datová schránka lepší?

Pojďme si přehledně shrnout výhody datovky:

• Je zdarma, ve spojení s identitou občana je navíc zřízení velice jednoduché.
• Je spolehlivá, nestane se, že by nám pošta nedoručila dopis nebo úředník sdělil špatné informace.
• Je bez otevírací doby, zprávu úřadu můžeme poslat i o půlnoci.
• Žádné fronty, stačí vytáhnout mobil nebo PC.
• Problém vyřešíme odkudkoli, i z druhého konce světa.
• Úřady odpovídají velmi rychle, zprávy jsou doručeny takřka okamžitě.
• Zrychluje a zlevňuje komunikaci, není třeba stát ve frontách nebo platit za dopisy.
• Dokumenty jsou podepsány elektronicky, odpadá tedy stohování papírů. Stačí si dokumenty uložit do zálohované složky na PC.
  • Vřele doporučuji složku zálohovat Ideálně dle pravidla 3-2-1! Obnovení dat ze zničeného HDD stojí až desítky tisíc Kč, a pokud ztratíte data úplně, tak jak se to stalo mému známému, můžete ohrozit i samotnou firmu.
• Stejnými údaji lze vstoupit do Online finančního úřadu a Online sociální správy.
• Zdarma lze získat výpisy z veřejných i neveřejných rejstříků a registrů [zde].
• Pokud jim to povolíme, mohou s vámi komunikovat i dodavatelé energií, pojišťovny, banky apod.
• Lze zasílat zprávy ostatním právnickým, podnikajícím i fyzickým osobám.

Opravdu je to tak bezchybné?

Nic není bezchybné. I datovka s sebou nese jisté nevýhody:

• Právnická osoba (firma) může mít pouze jednu datovou schránku, ať je sebevětší.
• Pokud si dokument nevyzvedneme (nepřečteme) do 10 dnů, je považován za doručený. Řešení je prosté. Osobně mám nastavená upozornění na novou zprávu do svého e-mailu i SMS. Nestane se tedy, že bych si zprávy někdy nevšiml.
• Neumožňují dlouhodobou archivaci zpráv v neplacené verzi. Zprávy se tak uchovávají pouze po dobu 90 dnů, což lze ošetřit pomocí DMS (Systém pro správu dokumentů), případě příplatkem přímo v datovce.
• Po zřízení se jí už nezbavíme. Vážně. Lze ji ale v nastavení vypnout a úřady nám pak opět začnou zasílat poštu písemně. Testovací prostředí pro zvídavé najdete [zde].
• Poté, co si datovku aktivujeme, jsme povinni podávat daňové přiznání a dokumenty pro finanční úřad výhradně přes ni. Úřad hrozí pokutou 2 000 až 50 000 Kč.

Automatické zřízení? Živého mě nedostanou!

Pokud patříme do jedné ze skupin níže, datovce bohužel neunikneme.

Datovou schránku jsou povinni mít:

1. orgány veřejné moci – státní orgány, zdravotní pojišťovny, územní samosprávné celky a mnoho dalších,
2. fyzické, právnické a podnikající fyzické osoby v roli OVM (orgánu veřejné moci),
3. právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku – obchodní společnosti a družstva,
4. podnikající fyzické osoby v roli:
   1. advokát,
   2. daňový poradce,
   3. insolvenční správce,
   4. statutární auditor (OSVČ i zaměstnanec),
   5. znalec,
   6. soudní překladatel nebo tlumočník.

Ministerstvo vnitra zřizuje datové schránky automaticky pro:

1. právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku,
2. podnikající fyzické osoby (advokát, daňový poradce, statutární auditor, znalec, soudní tlumočník),
3. podnikající fyzické osoby zapsané v základním registru osob od začátku roku 2023,
4. právnické osoby zapsané v základním registru osob od začátku roku 2023,
5. orgány veřejné moci.

Datová schránka na žádost

Pokud nespadáme ani do jedné z výše uvedených kategorií, schránku si můžeme zřídit dobrovolně. Stačí, když jsme:

1. fyzická osoba – občan ČR nebo cizinec,
2. podnikající fyzická osoba – registrovaná v ČR nebo v zahraničí,
3. právnická osoba nezapsaná v obchodním rejstříku.