Microsoft 365: Co vše umí ve firmě a jaké má konkurenty

Když se bavíme o Microsoft 365 (dříve Office 365), nemluvíme již pouze o programech pro kancelářskou práci jako Word, Excel, Outlook atd., jako tomu bývalo před lety. Dnes je tento „Office“ tzv. produktivní cloud a kromě výše zmíněných aplikací je vybaven velkým množstvím nástrojů a dalších funkcí především pro:

• online spolupráci a produktivitu,
• ukládání a správu dat,
• správu celé společnosti a uživatelů z pohledu přístupu k datům a zdrojům,
• funkce pro zabezpečení zařízení uživatelů a dat,
• služby pro komunikaci jako online schůzky, chat a e-mail a mnoho dalších.

Všechny tyto služby a aplikace jsou vzájemně propojeny a všechny změny se odehrávají v reálném čase. Zároveň jsou všechny tyto aplikace skvěle provázány se systémem Windows, takže utvářejí jeden ucelený ekosystém. Ten je navíc možné jednoduše napojit do dalších struktur podnikové správy jako např. propojení s doménou Active Directory a systémy na bázi Windows Server (obojí se využívá především ve větších podnicích a korporátech).

Microsoft 365 a i jeho konkurenti používají platební model založený na předplatném, které se platí za každého 1 uživatele na měsíc. Cena produktu se tedy odvíjí od počtu zaměstnanců a zvolené varianty produktu a v průběhu používání se mění podle toho, kolik „licencí/uživatelů“ zrovna máte.
Existuje několik hlavních vlastností Microsoft 365, které mohou přesvědčit firmy, aby zvolily tento nástroj. 

Mezi hlavní přednosti Microsoft 365 patří:

1. Kompletní balík produktivity: Microsoft 365 zahrnuje širokou škálu programů, jako je Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, SharePoint, Teams, OneDrive a další. Všechny jsou k dispozici jak v online verzi (v internetovém prohlížeči), tak samozřejmě v desktopové verzi, tedy jako samostatné aplikace ve Windows. To umožňuje firmám pokrýt všechny aspekty práce od tvorby dokumentů a tabulek po správu e-mailů, spolupráci na projektech a online komunikaci.
2. Cloudové úložiště: Microsoft 365 je propojen s cloudovou službou OneDrive, která poskytuje úložiště pro soubory. Každý uživatel a každý tým či skupina má k dispozici svůj vlastní prostor. To umožňuje uživatelům ukládat a synchronizovat své soubory mezi různými zařízeními a sdílet je s ostatními.
3. Komunikace a spolupráce: Microsoft Teams je integrální součástí Microsoft 365 a slouží k online komunikaci a ke spolupráci týmů. Teams umožňuje chatování, hlasové a videohovory, sdílení obrazovky, spolupráci na dokumentech v reálném čase a organizaci setkání.
4. SharePoint: SharePoint je platforma pro sdílení a správu dokumentů, spolupráci na projektech, vytváření webových stránek a intranetu. Umožňuje vytvářet a spravovat dokumentové knihovny, seznamy úkolů, kalendáře, znalostní báze a další.
5. E-mailové a kalendářové služby: Microsoft 365 obsahuje pokročilé e-mailové a kalendářové funkce prostřednictvím aplikace Outlook. Firmám nabízí možnost mít e-mail s vlastní doménou, pokud ji mají zřízenou u poskytovatele webhostingu (např.: [email protected]). Uživatelé mohou spravovat své e-maily, plánovat schůzky, přidávat připomínky a synchronizovat kalendáře mezi různými zařízeními a sdílet kalendáře s různými lidmi.
6. Bezpečnost a ochrana: Microsoft 365 poskytuje pokročilé bezpečnostní funkce a ochranu dat, včetně šifrování e-mailů, ochrany proti hrozbám, správy přístupu k datům a sledování aktivit uživatelů. Integrované nástroje umožňují spravovat a řídit bezpečnostní politiky a přístupová práva. Výrobce také hlídá možné zranitelnosti systémů a aplikací a vydává pro ně bezpečnostní záplaty, které zvyšují ochranu proti útokům z internetu.
7. Škálovatelnost a flexibilita: Microsoft 365 je navržen tak, aby byl škálovatelný a přizpůsobitelný potřebám různých typů firem. Můžete snadno přidávat nebo odebírat licence a upravovat nastavení a služby podle aktuálních potřeb. To umožňuje firmám přizpůsobit si své předplatné a platit jen za to, co skutečně potřebují. Balík tak najde uplatnění v malé firmě s pár zaměstnanci, ale stejně tak dobře poslouží velké společnosti s několika stovkami pracovníků nebo i korporátu s tisícovkami lidí.

Některé z klíčových funkcí možností správy v rámci Microsoft 365 jsou:

1. Správa uživatelů: Administrátoři mohou vytvářet a spravovat uživatelské účty v rámci organizace. To zahrnuje přidávání nových uživatelů, nastavování jejich rolí a oprávnění, resetování hesel, řízení přístupu a další.
2. Licence a předplatné: Microsoft 365 umožňuje spravovat licence a předplatné pro jednotlivé uživatele. Administrátoři mohou přidělovat nebo odebírat licence pro jednotlivé aplikace a služby v rámci Microsoft 365 podle potřeb uživatelů.
3. Skupiny a týmy: Microsoft 365 poskytuje možnosti vytváření a správy skupin a týmů. Administrátoři mohou vytvářet skupiny uživatelů pro efektivní správu oprávnění a sdílení souborů. Také mohou vytvářet a spravovat týmy v aplikaci Microsoft Teams pro lepší organizaci a spolupráci týmů.
4. Zásady a nastavení: Administrátoři mají kontrolu nad zásadami a nastaveními v Microsoft 365. Mohou nastavit zabezpečení a přístupová práva, definovat pravidla pro ochranu dat, nastavit zásady archivace a zálohování, řídit komunikaci a další.
5. Monitoring a reporting: Microsoft 365 poskytuje nástroje pro monitoring a reporting. Administrátoři mohou sledovat aktivitu uživatelů, monitorovat bezpečnostní události, získávat přehled o využití aplikací a služeb a generovat reporty pro analýzu a správu.

Díky těmto nástrojům pro správu uživatelů a nastavení je možné efektivně řídit a spravovat Microsoft 365 v organizaci, zajišťovat bezpečnost a soulad s předpisy a optimalizovat využití aplikací a služeb pro potřeby firmy.

Microsoft 365 je jedním z nejpopulárnějších balíků produktivity na trhu, ale existuje také konkurence nabízející podobné služby. 

Hlavní konkurenti Microsoft 365 jsou tito:

1. Google Workspace (dříve G Suite): Google Workspace je komplexní balík produktivity od společnosti Google. Zahrnuje aplikace jako Gmail, Google Dokumenty, Tabulky a Prezentace, Kalendář a další. Podobně jako Microsoft 365 je i Google Workspace založen na cloudových službách a nabízí integraci s dalšími nástroji Googlu, jako je třeba Google Drive.
   • Doplňující informace: je Česky, má horší integraci do systému Windows, ale lepší do systému Android, aplikace nemají desktopové klienty (tabulky, dopisy, prezentace atd. se vytvářejí v prostředí prohlížeče), cenově je srovnatelný s Microsoft 365.
2. Zoho Workplace: Zoho Workplace je balík produktivity od společnosti Zoho, který zahrnuje aplikace pro tvorbu dokumentů, tabulek, prezentací, e-mailové komunikace a další. Zaměřuje se především na spolupráci a sdílení souborů mezi uživateli.
   • Doplňující informace: není Česky, má horší integraci do systému Windows, má desktopové aplikace. V ČR i ve světě se ovšem používá minimálně, takže dohledat nějaké smysluplné návody či rady bude velice těžké. Cenově je levnější než Microsoft 365.
3. Dropbox Paper: Dropbox Paper je platforma pro spolupráci a tvorbu dokumentů od společnosti Dropbox. Poskytuje funkce pro spolupráci v reálném čase, sdílení souborů a organizaci projektů.
   • Doplňující informace: není Česky, má horší (nebo nemá žádnou) integraci do systému Windows, aplikace nemají desktopové klienty (tabulky, dopisy, prezentace atd. se vytvářejí v prostředí prohlížeče). V ČR i ve světě se používá minimálně, takže dohledat nějaké smysluplné návody či rady bude velice těžké. Cenově je dražší než Microsoft 365.

Výběr mezi Microsoft 365 a konkurencí závisí na konkrétních potřebách a preferencích firmy. Každý balík produktivity má své vlastní výhody a funkce, ale také své nevýhody a je důležité zvážit, co se nejlépe hodí pro konkrétní pracovní postupy a požadavky organizace.

Po zvážení všech výhod a nevýhod konkurentů i samotného Microsoft 365 a s přihlédnutím k ceně Microsoft 365 a k ceně konkurentů lze obecně říci, že Microsoft 365 poskytuje nejlepší funkce, možnosti, kompatibilitu a vlastnosti. Jednoznačně ho lze tedy doporučit pro větší i malé společnosti jako nejlepší produktivní cloud na trhu. Většina společností a lidí bude mít s Microsoft 365 nejméně komplikací a práce s tímto balíkem bude pro všechny snadná.